Seit 2015 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) bereits in Kraft. Ob Unternehmen diese Regeln auch wirklich einhalten, wird flächendeckend allerdings erst seit Herbst vergangenen Jahres geprüft. Zeit also, sich nochmal mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Was müssen Betriebe vorweisen?
Der Sinn der GoBD ist es, Steuerprüfern und dem Finanzamt das Leben zu erleichtern, indem steuerlich relevante Geschäftsunterlagen ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden. Daher sind die zentralen Leitsätze der GoBD Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, richtige und zeitnahe Aufzeichnung bzw. Buchung sowie Ordnung und Unveränderbarkeit. Das heißt, dass alle Datenquellen zehn Jahre lang für eine weiterführende Prüfung zur Verfügung stehen und alle relevanten Informationen zu jedem Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden müssen. Um das sicherzustellen, müssen alle Vorgänge, die nicht bar gezahlt wurden, innerhalb von zehn Tagen und alle Kasseneinnahmen täglich erfasst werden. Hierbei gilt darauf zu achten, dass bare und nicht bar gezahlte Vorgänge grundsätzlich getrennt voneinander dokumentiert werden.
Damit Sie die Verfahrensdokumentation möglichst effizient und fehlerfrei meistern, hier noch einige praktische Hinweise:
- Achten Sie auf die äußere Form und legen Sie für jedes Jahr ein geschlossenes Dokument an, bestehend aus einem aussagekräftigen Inhaltsverzeichnis, Masterfile – hier werden die wesentlichen Prozesse beschrieben – und einem Anhang mit den Sekundärinformationen – also Arbeitsanweisungen, Protokollen und dem Internen Kontrollsystem (IKS), das sind die Regelungen, die auf die organisatorische Umsetzung der Entscheidungen des Managements gerichtet sind.
- Definieren Sie buchungsrelevante Prozesse, um keine wichtigen Aspekte zu vergessen.
- Nutzen Sie bereits vorhandene Informationen, die Ihre Mitarbeiter schon in anderen Zusammenhängen schriftlich niedergelegt haben.
- Gründen Sie ein Projektteam für die Verfahrensdokumentation. Dieses sollte aus Personal bestehen, das sich mit Buchhaltung und EDV auskennt.
Sollten Sie weitere Fragen zum Thema haben, helfen wir Ihnen gerne. Über IDENTICA können Sie außerdem auf die Hilfe der Unternehmensberaterin Marina Markanian von der bpr Mittelstandsberatung zurückgreifen. Wenden Sie sich dazu am besten unter 0800/2433684 ans IDENTICA Service-Center. Wir stellen dann für Sie den Kontakt her.
